Employeur/organisme

LA CONVENTION
LE RELEVÉ DES PRÉSENCES
L’ATTESTATION DE FRÉQUENTATION POUR LES CIF

Deux prestataires interviennent dans la formation professionnelle continue : les organismes de formation et les organismes de bilan de compétences. Environ 40 000 organismes de formation se partagent le marché de la formation dont l'accès est libre.

Les organismes publics et parapublics de formation

Les établissements dépendant du ministère de l'Education nationale (souvent regroupés dans des GRETA).

Les organismes dépendant d'autres ministères :

	l'AFPA (Association nationale pour la formation des adultes) placée sous tutelle du ministère de l'Emploi et de la Solidarité ;
	les centres de formation professionnelle et de promotion agricole, placés sous la tutelle du ministère de l'Agriculture ;
	les chambres consulaires (chambres d'agriculture, de commerce et d'industrie, des métiers).

Les organismes privés

Les organismes mis en place par des groupements professionnels ou interprofessionnels patronaux ;

	Les organismes à but non lucratif (association loi de 1901) ;
	Les organismes privés lucratifs.

L’activité des dispensateurs de formation s’inscrit dans un marché libre. Aucune forme juridique n’est imposée. Toutefois les organismes doivent respecter certaines obligations prévues dans le livre IX du code du travail et ils peuvent faire l’objet, tout comme les entreprises, d’un contrôle administratif et financier mais jamais sur les qualités pédagogiques des prestations.

Les organismes de bilan de compétences doivent répondre à certaines exigences, notamment en termes de méthodologie et de déontologie. S’ils figurent sur une liste établie par l’OPCA, l’employeur peut les utiliser sans autorisation préalable. Dans le cas contraire, il doit demander au préfet de région l’autorisation d’utiliser l’organisme de son choix, s’il veut pouvoir imputer le coût des bilans sur le 1,5 %.

LA CONVENTION

Si l’employeur veut imputer sur son effort légal (c’est-à-dire faire apparaître sur sa déclaration fiscale 2483) une action de formation animée par un organisme extérieur à l’entreprise, cette action doit faire l’objet de la signature d’une convention passée entre l’entreprise et l’organisme.

La convention doit mentionner obligatoirement certaines informations ou certaines clauses :

	la raison sociale de l'organisme et celle de l'entreprise ;
	le n° de déclaration d'existence de l’organisme ;
	l'intitulé du stage, son objectif, son programme et ses méthodes pédagogiques ;
	les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction de la formation dispensée ;
	le type d'action de formation au sens du Code du travail ;
	la durée et le lieu de la formation ;
	les effectifs de stagiaires ;
	le montant des frais de formation ;
	l'année d'imputabilité.

La convention prévoie l'organisation d'actions de formation (au sens du code du travail), ces actions doivent se réaliser pendant la période de validité de la convention.

Les conventions ont une durée de 1 à 3 ans. elles peuvent prendre la forme d'une convention simplifiée ou d’une facture valant convention, uniquement lorsqu'il s'agit d'une opération isolée portant sur un très petit nombre de stagiaires et lorsque l'action s'achève avant le 31 décembre de l'année où elle a été conclue.

Pour les actions qui seront imputées au titre de l’effort financier légal, il est interdit à un organisme de retenir à son client une somme forfaitaire en guise de dédit (seules peuvent être réclamées les sommes correspondant à de réelles dépenses), l'insertion dans une convention d'une clause de dédit prévoyant le paiement d'une somme forfaitaire est donc illicite, en revanche la convention peut comporter la mention suivante : "en cas de résiliation par l'entreprise, l'organisme sera fondé à retenir les sommes qu'il a effectivement dépensées ou engagées pour l'exécution de la formation".

LE RELEVÉ DES PRÉSENCES

Les entreprises, comme les organismes de formation, sont susceptibles de subir des contrôles des services compétents de l’État. Au cours de ces contrôles, il pourra leur être demandé d’apporter la preuve de la réalisation des actions de formation. Cette preuve est fournie par un document (feuille de présence, relevé de présence, liste d’émargement, attestation de présence… le terme varie d’une entreprise à l’autre) qui porte la signature du ou des stagiaires.

Pour les formations " intra ", l’organisme ou l’entreprise prévoit une feuille d’émargement, la même feuille sera signée par chaque stagiaire présent. L’organisme conservera un double de cette feuille pour un éventuel contrôle à son niveau et remettra l’original à l’entreprise cliente.

Pour les formations " inter ", l’organisme fait signer par chaque stagiaire une fiche de présence individuelle qui sera envoyée à l’entreprise concernée. L’organisme conservera une copie de toutes les fiches individuelles ou fera signer une feuille collective d’émargement qui lui servira en cas de contrôle.

L’ATTESTATION DE FRÉQUENTATION POUR LES CIF

Le contrôle des présences, dans le cadre du CIF, a une toute autre finalité. Il s’agit de permettre au salarié d’apporter, à son employeur, la preuve de son assiduité. Le document à fournir sera cette fois signé par le formateur et l’organisme de formation communiquera chaque fin de mois au stagiaire une attestation de fréquentation du stage.

Il appartient généralement, dans les procédures internes des entreprises, à l’encadrement de proximité de vérifier l’assiduité de son personnel ayant obtenu un " CIF " ; la hiérarchie réclame donc au collaborateur son attestation de fréquentation pour exercer son contrôle et transmet ensuite le document au service formation qui l’utilisera en cas de contrôle de l’État.

Pour sa part, l’organisme conserve une liste d’émargement signée par les stagiaires en prévision d’un éventuel contrôle.