12 - LE RECENSEMENT DES BESOINS DE FORMATION

La formation est un moyen pour résoudre des problèmes, et non une fin en soi ; il est donc important de partir de ces problèmes pour dégager des solutions dont certaines passent par une action de formation.

Pour établir un plan de formation qui répondra aux besoins de l’entreprise, et de ses salariés, il est nécessaire de "recenser" des besoins de formation.

Deux types de besoin sont recensés au moyen de deux outils différents :

PLAN (cliquez sur les éléments soulignés qui présentent un lien hypertexte) :

1211 - Qu’est-ce qu’un besoin collectif ?
1212 - Comment et quand recenser ces besoins collectifs ?

12121 - phase descendante de recherche de besoins
12122 - phase remontante de hiérarchisation des besoins

1213 - Ma fiche de "recueil des besoins collectifs de formation"

1221 - Qu’est-ce qu’un besoin individuel de formation ?
1222 - Comment et quand recenser ces besoins individuels ?
1223 - La fiche de "recueil des besoins individuels"
1224 - Comment se fait le traitement des fiches ?

12241 - le classement des besoins
12242 - la réponse aux besoins émis

1211 - Qu’est-ce qu’un besoin collectif ?

Un besoin de formation est dit collectif lorsqu’il a été émis par un groupe de travail, comme moyen d’atteindre un objectif opérationnel. Le regroupement de besoins individuels identiques peut produire un besoin collectif.

1212 - Comment et quand recenser ces besoins collectifs ?

Le recensement des besoins collectifs se fait en liaison avec les plans d’action annuels et selon une démarche descendante puis remontante, à tous les niveaux hiérarchiques. Chaque hiérarchique fait toujours partie de deux groupes de travail : d’abord comme collaborateur dans l’unité de son responsable, et participant à la construction du plan d’action, il recueille alors des informations sur les objectifs de ce groupe, puis comme responsable de sa propre équipe, il utilise les informations recueillies précédemment pour construire le plan d’action de son unité et doit se préoccuper de cohérence entre ces deux plans.

12121 – La phase descendante de recherche des besoins

Le comité de direction, après avoir défini les orientations de l’entreprise, recherche, sous la responsabilité du Directeur Général, les besoins généraux de formation au niveau de l’entreprise, ainsi que les besoins spécifiques à chaque direction.

Chaque directeur a la responsabilité de communiquer à ses collaborateurs les orientations qui les concernent. Il établit avec eux, et en cohérence avec ces orientations, un plan d’action visant l’atteinte des objectifs opérationnels. Ce plan est, si il y a lieu, assorti de besoins de formation.

La même démarche est accomplie au niveau des chefs de département, et c’est ainsi que, du directeur au chef de groupe, chaque hiérarchique peut recenser des besoins collectifs de formation au niveau de son unité de travail, après s’être assuré de leur cohérence avec ceux émis par sa hiérarchie.

La réflexion doit porter non seulement sur les besoins de formation propre à chaque fonction ou groupe de travail, mais également sur les besoins de formation afférents aux relations entre les personnes, les fonctions et les groupes.

12122 – La phase remontante de hiérarchisation des besoins.

Les chefs de groupe remontent le recensement de leurs besoins collectifs au chef de section. Ce dernier, avec ses chefs de groupe, hiérarchise les besoins en termes de priorités. Il transmet ensuite les besoins au chef de service.

Le chef de service, en accord avec les chefs de section, hiérarchise de la même façon les besoins des différentes sections ; il les transmet ensuite au chef de département, et ainsi de suite jusqu’au Directeur.

Quand l’ensemble de cette phase remontante est terminé, le Directeur transmet au département formation l’ensemble hiérarchisé des besoins collectifs de sa direction.

1213 – La fiche "de recueil des besoins collectifs de formation".

De telles fiches sont disponibles au département formation.

Les informations suivantes y figurent :

Ces fiches doivent être retournées au département formation, elles sont indispensables pour élaborer le projet de plan de formation.

Le département formation peut vous aider dans ces différents travaux.

122 – LE RECENSEMENT DES BESOINS INDIVIDUELS DE FORMATION.

1221 – Qu’est-ce qu’un besoin individuel de formation ?

C’est un besoin de formation que peut ressentir le salarié en vue d’une meilleure adaptation à la fonction occupée, d’une préparation à des changements à l’intérieur de sa fonction, ou d’un changement de fonction prévu avec sa hiérarchie à l’intérieur du même secteur.

1222 – Comment et quand recenser ces besoins individuels de formation ?

Les besoins individuels sont recensés au cours d’entretiens d’activité car la formation peut être un moyen d’adaptation ou de préparation à une évolution des fonctions.

Pour le recensement des besoins, une fiche intitulée " besoins individuels de formation " est disponible au département formation.

Cette fiche est à compléter et à envoyer au département formation pour traitement. L’envoi au département formation doit se faire au plus tard le : 15 octobre pour que le traitement puisse être intégré au plan de l’année civile qui suit.

La période des entretiens d’activité constitue l’époque privilégiée de recueil des besoins. Toutefois, chaque " incident " dans le déroulement du travail peut être l’occasion de faire le point avec les collaborateurs sur leurs besoins. Une fiche de besoins peut donc être complétée à tout moment.

ATTENTION : Si la formation doit être réalisée en urgence, veuillez passer directement à la procédure d’inscription.

1223 – La " fiche " de recueil des besoins individuels de formation".

Cette fiche est complétée au cours d’un entretien entre le manager direct et le collaborateur.

Le manager et son collaborateur se mettent d’accord sur un énoncé de problème à résoudre sous la forme d’objectifs à atteindre grâce à la formation, et non sur une liste de stages souhaités par l’intéressé (voir le guide pour l’énoncé des besoins individuels de formation).

Le recensement des besoins peut être comparé à une enquête.

ATTENTION : Le recensement des besoins correspond à une enquête (étude de la demande) et non pas à une prise d’inscription. Dans tous les cas, la demande d’inscription en formation, signée des responsables, demeure indispensable.

1224 – Comment se fait le traitement des fiches ?

Le dépouillement des fiches est effectué fin octobre, début novembre par le département formation. Il se fait en deux temps :

12241 – Le classement des besoins.

Le département formation classe les besoins par type de stages ou actions de formation, toutes directions confondues, ceci fournit des éléments pour la construction des plans de formation : du plan suivant ou des plans à venir.

Le département formation " valorise " le coût de la formation demandée en ce qui concerne la formation externe. Il s’agit d’un coût moyen porté à la connaissance de la hiérarchie pour l’aider à faire ses demandes de budget.

12242 – La réponse aux besoins émis.

Le plan de formation est connu et définitif dans le courant du mois de décembre, après que la commission Formation et Emploi et le Comité d’Entreprise aient donné leur avis. Le département formation est alors en mesure d’apporter une réponse aux besoins émis, puisqu’il connaît la liste des actions mises au plan, le personnel concerné par chacune d’elles, ainsi que l’époque à laquelle elles se dérouleront.

Si le besoin énoncé peut être satisfait à l’intérieur de l’entreprise, le département formation le signalera directement aux intéressés. Ces derniers doivent alors déclencher leur inscription.

Si le besoin énoncé ne peut être satisfait à l’intérieur de l’entreprise, puisque aucune action, pouvant y répondre, n’est prévue au plan, il n’y a pas de réponse de la part du département formation.

Ce besoin ne peut être satisfait dans l’immédiat que par la formation externe individuelle.

L’intéressé doit alors, si un budget est mis à sa disposition, rencontrer le responsable formation qui l’aidera à préciser son besoin de formation et lui donnera tous renseignements utiles sur le choix de l’organisme, les stages susceptibles de convenir et le calendrier des sessions.

123 – LE RECUEIL DES BESOINS PERSONNELS DE FORMATION.

Voir le tableau des types de besoins