Les procédures normales de choix du stage et d’inscription sont décrites ci-dessous. Toutefois, si un besoin de formation individuel doit être satisfait rapidement, l’intéressé contacte le Département Formation pour connaître les possibilités externes de formation.

PLAN (cliquez sur les éléments soulignés qui présentent un lien hypertexte) :

1611 - Stages internes
1612 - Stages externes

1621 - Pour un stage interne
1622 - Pour un stage externe

1651 - La demande de déplacement
1652 - La pièce de caisse

1661 - Stage par journées complètes ou demi-journées
1662 - Stage par fraction de journée

161 – LE CHOIX DU STAGE

1611 – Stages internes.

Les stages internes répondant à des besoins individuels sont programmés en novembre par le Département Formation qui les propose aux différents demandeurs, courant décembre.

Ces derniers peuvent alors planifier leur formation interne pour l’année civile qui vient, et compléter leur demande d’inscription.

1612 – Stages externes.

Si aucune proposition n’est transmise courant décembre à l’intéressé par le Département Formation, il s’agit alors de besoins qui ne peuvent être satisfaits par la formation interne dans l’année civile à venir. Les intéressés doivent alors rencontrer le Département Formation.

En effet, face aux nombreux stages et organismes du marché de la formation, les énoncés des problèmes portés sur les fiches de recueil ne peuvent être suffisamment complets pour effectuer des choix judicieux.

Le représentant du Département Formation, au cours d’un entretient individuel, demande à l’intéressé de préciser son besoin, et l’aide à trouver le stage le plus adapté, aux dates les plus propices.

162 – L’INSCRIPTION

Toute inscription en formation se fait au moyen de :

" la demande d’inscription en formation ".

La fiche de recueil des besoins ne constitue pas une prise d’inscription. En conséquence, vos collaborateurs ou vous-même ne devez pas attendre une convocation pour participer aux stages souhaités si vous n’avez pas rempli une demande d’inscription en formation. Cette demande est indispensable pour déclencher l'’inscription définitive à toute session de formation.

La demande est complétée, signée par le manager direct qui autorise ainsi l’absence au poste de travail pendant la durée de la formation, puis envoyée au Département Formation.

1621 – Pour un stage interne, il est indispensable 

1622 – Pour un stage externe, la demande d’inscription

doit parvenir au Département Formation dès que le choix est fait, et en tout état de cause suffisamment tôt pour permettre l’inscription auprès de l’organisme. Elle est alors envoyée au directeur, responsable du budget, pour obtenir l’autorisation de dépense. Le Département Formation y mentionne l’état du budget de la direction à la date de la demande. Lorsque la demande revient signée, le Département Formation prend l’inscription auprès de l’organisme, confirme cette inscription au demandeur et lui communique tous renseignements utiles. Il lui envoie également les documents suivants :

163 – ÉVALUATION DE LA FORMATION

Il appartient au manager d’évaluer la formation reçue, au cours d’un entretien avec le stagiaire. Ils mesurent ensemble l’atteinte des objectifs fixés avant le départ en formation et essaient d’en expliquer la réussite ou l’échec.

Le manager communique au Département Formation les informations susceptibles de l’intéresser à la suite de cette évaluation.

Pour les stages internes, l’animateur responsable de l’action prend l’initiative de cette évaluation en suivant les modalités prévues au moment de la construction de l’action.

Pour les stages externes, le rapport de stage, envoyé à l’intéressé dès son inscription, est complété puis retourné par celui-ci au Département Formation pour permettre au Département Formation de mieux connaître les organismes de formation.

164 – LE SUIVI DE LA MISE EN PRATIQUE DE LA FORMATION.

Au retour d’une action de formation interne ou externe, le manager étudie avec le formé la mise en application, sur le terrain, des enseignements reçus.

Si nécessaire, des aménagements au niveau des outils ou des méthodes de travail sont mis au point et réalisés.

Une formation, qui ne serait pas suivie de changement au niveau du poste de travail, serait à considérer comme une dépense en pure perte.

165 – LES FRAIS DE DÉPLACEMENT.

Pour toute formation à l’initiative de l’entreprise, les frais de déplacement et d’hébergement éventuels sont pris en charge par l’entreprise.

1651 – La demande de déplacement.

Avant le stage : envoyer une demande de déplacement dûment complétée au service " voyages " qui se chargera d’une réservation éventuelle (train, avion, hôtel) et/ou qui enregistrera votre déplacement pour statistique.

Si vous désirez une avance, envoyer une demande de déplacement dûment complétée, accompagnée d’une pièce de caisse, en comptabilité.

Après le stage : envoyer une pièce de caisse pour remboursement des frais réellement engagés (ou pour régularisation si vous avez demandé une avance) au Département Formation qui transmettra en comptabilité. Quelques jours après, récupérez votre pièce de caisse en comptabilité et faites-vous rembourser à la caisse.

1652 – La pièce de caisse.

Afin d’éviter les erreurs d’imputation, il est nécessaire :

166 – LE SUIVI DES ABSENCES

En signant la demande d’inscription à un stage interne ou externe, la manager direct à autoriser l’absence au poste de travail.

1661 – Stage par journées complètes ou demi-journées.

Le stagiaire est soumis à l’horaire du stage et non plus à celui du service.

Une anomalie d’absence est à faire sur la base de l’horaire du service et non pas de la formation suivie. Un relevé de présence est signé au cours de la formation.

Pour le personnel en horaire variable, cette anomalie déclenchera une réinjection, aussi le formé ne doit pas "badger" ce jour ou cette demi-journée.

1662 – Stage par fractions de journée.

Horaire fixe : Une anomalie d’absence est à faire sur laquelle il convient de porter le temps d’absence au poste de travail.

Horaire variable : Sur l’anomalie d’absence* qui est à faire, vous indiquez comme durée le temps total nécessaire à la formation, c’est à dire : temps de trajet aller + temps de formation + temps de trajet retour, afin que ce temps soit rémunéré dans sa totalité.

Formation à l’extérieur de l’entreprise.

Cette anomalie déclenche une réinjection, aussi le stagiaire doit-il "badger" à son départ ou à son retour de formation, même s’il quitte son poste de travail pour y revenir après la formation.

Formation dans les locaux de l’entreprise.

Si le stage se déroule dans les locaux de l’entreprise, le stagiaire badge comme de coutume à l’entrée et à la sortie de l’entreprise.

L’anomalie d’absence pour formation doit alors comporter dans la case " remarque " l’indication " ne pas réinjecter ".

167 – LA PROTECTION SOCIALE DU STAGIAIRE EN FORMATION A L’INITIATIVE DE L’ENTREPRISE.

La rémunération des salariés en formation à l’initiative de l’entreprise restent obligatoirement maintenue, ceux-ci se trouvent donc dans la même situation vis-à-vis de leur employeur que s’ils étaient au travail.

En conséquence, les stagiaires en formation à l’initiative de l’entreprise bénéficient de la même couverture sociale que celle dont ils bénéficiaient avant le stage, ceci sur le trajet comme sur les lieux du stage.

Il y a " accident de trajet " lorsque le stagiaire se rend de son domicile au lieu du stage ou inversement ; en conséquence, l’assurance classique couvre ce trajet.

ATTENTION  POUR L’ASSURANCE AUTOMOBILE : le trajet entreprise-organisme de formation étant assimilé à un temps de travail, les stagiaires qui désirent utiliser leur véhicule personnel pour se rendre de l’entreprise aux lieux de formation et qui ne sont pas assurés par l’entreprise se rapprocheront de leur assureur.